납품확인서 양식 엑셀 파일 그리고 한글 hwp, word, pdf 파일로도 제작하여 업로드를 했습니다. 엑셀 파일의 경우에는 함수가 포함되어 있기 때문에 사용하는 방법 그리고 이해를 돕기위한 샘플 예시도 각 문단별로 함께 확인하실 수 있습니다.
납품확인 뜻은 물품이나 자재를 실제로 납품한 사실을 기록하고 수령처의 직인을 받아 납품 완료를 증명하는 문서를 의미합니다.
납품확인서를 작성하는 주요 목적은 거래처에 납품해야할 물품을 정상적으로 납품했다는 증거를 확보하면서 누락이나 수량 착오, 오배송 등 분쟁 발생 시 근거자료로 활용됩니다.
표준 서식이 있는 것은 아니지만 문서내에는 주로 납품하는 곳의 상호, 사업자등록번호, 대표자명, 전화번호, 주소 등의 기본 정보와 납품받는 곳의 상호, 성명, 주소 직인란 등이 포함되며, 납품하는 품목에 대한 품목, 규격, 수량, 단가, 공급가액 등으로 구성되어 있습니다.
온라인 상에서도 여러 서식들을 만나볼 수 있지만 표준 서식이 아니거나 엑셀, 한글과 같은 문서 프로그램을 함께 제공하지 않는 경우가 많아 표준 서식을 기반으로 제작을 했습니다.
1. 납품확인서 양식 엑셀, hwp, word, pdf 다운로
위의 보이시는 납품확인서가 원본 이미지이며, 해당 파일은 아래 버튼을 통해서 저장하실 수 있습니다.
▲ hwp, xls, doc, pdf 파일 순으로 첨부되어 있습니다. 가장 최적의 파일은 함수가 포함되어 있어 자동 계산이 되는 엑셀 파일을 추천드립니다.
※ 납품확인서 작성방법 & 항목별 쓰는법 ※
- 공급자 정보 입력 : 상호, 등록번호, 대표자명, 전화번호, 주소 등 본인의 사업자 정보를 정확히 기입합니다.
- 공급일자 지정 : 자재나 물품이 실제 전달되는 날짜를 년, 월, 일 순으로 작성합니다.
- 품명 및 규격 기재 : 납품하는 물품의 이름과 세부 사양(규격)을 오차 없이 적습니다.
- 수량 및 단가 기입 : 각 품목의 개수(수량)와 개당 가격(단가)을 입력합니다.
- 공급가액 계산 : 수량 × 단가를 계산하여 금액을 적으며, 엑셀 사용 시 함수 수식을 활용할 수 있습니다. (ex. =IF(OR(I12=””, J12=””), “”, I12*J12))
- 합계 및 비고 활용 : 전체 품목의 합계를 내고, 특이사항(할인, 분할 납품 등)이 있다면 비고란에 메모합니다.
- 공급받는 자 정보 확인 : 물건을 받는 업체의 상호, 성명, 주소를 빠짐없이 작성합니다.
- 최종 서명 및 날인 : 하단의 (서명 또는 인)란에 공급받는 자의 확인 도장이나 서명을 받아 문서를 완성합니다.
2. 납품확인서 샘플 (엑셀 사용방법 메뉴얼)
파일을 다운로드후 열었을 때 화면입니다.
공급자 기본정보를 입력한 후 중앙 넘버란에 품명, 규격, 수량, 단가 등을 입력합니다.
빨간색 표시된 부분에 수량과 단가를 입력하게 되면 우측의 파란색 부분의 공급가액에 자동으로 계산됩니다.
단, 아무것도 입력이 되지 않을 때는 공란으로 표시되도록 if 함수를 넣었습니다.
입력이 끝났으면 합계금액이 자동으로 입력이 되며, 공급날짜에 해당되는 날짜 부분은 파일을 연 오늘 날짜를 기준으로 년, 월, 일로 표기되도록 today 함수가 들어가 있습니다.
그렇게 작성이 끝난 후 프린트 하기 전에 미리보기를 하게 되면 아래와 같은 샘플 예시를 확인할 수 있습니다.
품명, 규격 부분은 왼쪽정렬에 여백을 살짝 주었으며, 숫자가 표기되는 단가와 공급가액, 합계란은 모두 오른쪽으로 여백이 생기게 정렬되어 있습니다.
그런데 문득 궁금한 점이 생겼습니다. 납품확인서는 납품할 품목들을 증명하기 위한 확인문서인 것은 알겠는데… 거래명세서라는 문서도 있지 않을까?라는 생각이 들 수 있습니다.
3. 납품확인서 & 거래명세서 차이는 뭘까?
| 구분 | 납품확인서 | 거래명세서 |
|---|---|---|
| 목적 | 물품을 실제로 납품했음을 확인 | 거래 내역(품목, 금액 등) 상세 기록 |
| 성격 | 확인서 (증빙용) | 거래내역서 (정산/회계용) |
| 법적 효력 | 분쟁 시 납품 사실 입증 자료로 활용 | 세무 및 회계 증빙 자료 |
| 서명/날인 | 공급받는자 서명 또는 날인 필수 | 일반적으로 없어도 가능 (있으면 더 명확) |
| 사용 시점 | 납품 완료 후 | 거래 발생 시 또는 납품 시 |
| 주요 기재 내용 | 납품일자, 품명, 수량, 공급자/수령자 | 품명, 규격, 수량, 단가, 공급가액 |
| 세무 활용 | 제한적 | 세금계산서 보조자료로 활용 |
| 필수 여부 | 상황에 따라 선택 | 거래 시 거의 필수적으로 사용 |
납품확인서와 거래명세서는 모두 거래 과정에서 자주 사용되는 문서지만, 역할에는 분명한 차이가 있습니다. 거래명세서는 어떤 물품을 얼마에 거래했는지 내역을 정리하는 데 초점이 있고, 납품확인서는 실제로 물품이 전달되었음을 확인하는 데 목적이 있습니다. 쉽게 말해 하나는 “거래 내용 기록”, 다른 하나는 “납품 사실 증명”이라고 이해하면 됩니다.
차이는 있을 수 있지만 거래 시점에서 거래 내용 관련된 문서를 받을 때 납품확인서로 받는 경우도 있고 거래명세서로 받는 경우도 있으며, 두 서류를 같은 증명 용도로 활용되는 경우도 많습니다. 다만 분쟁이나 확인이 필요한 상황에서는 납품확인서는 수령 여부를, 거래명세서는 금액과 거래 내역을 중심으로 각각 다른 역할을 하게 됩니다.
아래 거래명세서 관련 인기 서식도 각각 링크했습니다.
▲ 사실 내용에 대해서 증명할 수 있는 ‘기본 사실확인서 양식‘입니다.
+ 만약 비슷한 종류의 서식을 찾으신다면 6종 모음으로 모아놓은 ‘품의서 양식‘페이지로 방문하시면 됩니다.
