발주서 서식 무료 다운 & 항목별 작성법 (자동계산)

발주서 서식 무료 다운로드 파일입니다. 한글 hwp, 엑셀 xls, word doc 파일 모두 개수와 단가를 입력하면 자동으로 계산되도록 함수(수식)가 들어간 양식이며 추가적으로 발주서란 무엇인지 뜻과 의미 그리고 작성법도 함께 알아보겠습니다.

1. 발주서란? 뜻 & 의미

발주서란 물품이나 서비스를 구매하기 위해 공급자에게 주문 내용을 공식적으로 전달하는 문서를 말합니다. 사전적인 뜻은 필요한 물품의 종류, 수량, 가격, 납품 조건 등을 기재하여 주문 의사를 표시하는 서류를 의미합니다. 쉽게 말해 “무엇을, 얼마나, 언제까지, 얼마에 달라”는 내용을 정리한 거래 시작 문서로 이해하시면 됩니다.

정해진 서식이 있는 것은 아니지만 일반적인 발주서 내에는 상호, 사업자등록번호, 담당자 연락처 등의 기본 정보와 함께 품명, 규격, 단위, 수량, 단가, 금액 등 구체적인 주문 내역이 포함됩니다. 또한 납품기한, 납품장소, 수취인 정보와 같은 배송 조건, 특이사항 및 요청사항, 그리고 하단 약관(책임, 검수, 지급 조건 등)도 함께 기재될 수 있습니다.

앞전에는 발주 내용에 초점을 둔 서식을 제작하여 공유를 해드렸지만 이번에는 거래하고자 하는 품목에 대해 정확한 단가와 수량, 합계 금액 등의 거래 명세서 형식의 발주서입니다.

2. 발주서 서식 다운로드 (한글, 엑셀, 워드, PDF)

기업이나 업체 회사에서 많이 사용하고 있는 표준 발주서 양식입니다.
품목에 대한 품명, 규격, 단위, 수량, 단가, 금액 등을 작성할 수 있으며 납품기한과 장소, 전달사항 등이 있다는 점이 가장 큰 특징입니다.
한글, 엑셀, 워드 파일 모두 수량과 단가를 입력하면 모두 금액과 합계 금액 부분이 자동으로 계산됩니다.
하단에 내가 사용하는 문서 프로그램을 선택하여 파일을 무료 다운로드하실 수 있습니다.

▲ 각각의 파일들이 업로드되어 있습니다.

+ 한글, 엑셀은 모두 자동으로 계산이 되지만 워드 파일의 경우에는 수량과 단가를 입력하고 나서 CTRL+A를 누른 다음 F9 버튼을 눌러야 새로고침이 되며 계산됩니다.

+ 작성 예시는 아래 2번 문단을 참고하세요.

3. 발주서 작성법 & 항목별 작성가이드

기업 내에서 사무용품을 발주한다고 가정하여 작성된 샘플 예시입니다.

※ 발주서 작성법 ※

상호 작성 : 발주를 진행하는 회사명(사업자등록증 기준)을 정확하게 기입합니다.

작성연월 작성 : 발주서를 작성하는 날짜를 연, 월, 일 순서로 기입합니다.

대표자 및 연락처 작성 : 대표자 성명과 함께 전화번호(TEL)를 정확하게 입력합니다.

사업자등록번호 및 FAX 작성 : 세금계산서 발행에 필요한 사업자등록번호와 팩스번호를 기입합니다.

주소 및 이메일 작성 : 회사의 사업장 주소와 담당자 이메일을 작성하여 원활한 소통이 가능하도록 합니다.

품명 작성 : 발주할 물품의 정확한 명칭을 구체적으로 기입합니다. (예: A4 복사용지, USB 마우스 등) 규격 작성 : 제품의 사이즈, 모델, 용량 등 세부 규격을 상세히 작성합니다.

단위 및 수량 작성 : 거래 단위(EA, BOX 등)와 필요한 수량을 정확하게 입력합니다.

단가 및 금액 작성 : 단가를 기입하고 수량과 곱하여 금액을 산출합니다. (오탈자 주의) 합계금액 작성 : 모든 품목 금액을 합산하여 총 발주 금액을 기재합니다.

납품조건 및 수취인 작성 : 납품기한, 납품장소, 수취인(성명 및 연락처)을 명확히 기입합니다.

특이사항 및 약관 작성 : 결재 조건, 지급 방식, 검수 기준, 책임 범위 등 중요한 거래 조건을 구체적으로 작성합니다.