품의서 양식 다운로드 파일을 제작하여 업로드를 합니다. 구매, 지출, 출장, 물품 구매, 채용 등 다양한 상황에서 제목과 예문을 정리한 작성 예시도 함께 정리를 했습니다.
1. 품의서 양식이란? 뜻과 의미
품의서는 기업이나 단체에서 어떤 일을 추진하거나 비용을 지출하기 위해 내부 결재를 받는 데 사용하는 공식 문서입니다. 쉽게 말해, ‘이런 이유로 이만큼의 돈이 필요하니 승인해 주세요’라고 요청하는 글이라고 생각하면 됩니다.
회사, 기업, 단체, 기관 등에서 많이 사용하며 표준 양식이 있는 것은 아니지만 일반적으로 다음과 같은 항목들이 포함됩니다.
- 발의일자 : 품의서를 작성한 날짜
- 품의번호 : 문서 관리를 위한 고유 번호
- 담당 : 품의서를 제출하는 담당자 정보
- 명건 : 어떤 일에 대해 품의하는지 제목을 명시
- 원인 및 용도 : 지출이나 추진이 필요한 이유와 사용 목적을 구체적으로 설명
- 품명 및 소요금액 : 필요한 물품의 규격, 단가, 수량, 그리고 총금액을 기재
담당자가 작성하고 시설장이나 팀장, 부장 등의 결재권자가 승인하는 구조로 작성합니다. 품의서가 결재되면 해당 내용에 따라 예산 집행이나 사업 진행이 가능해집니다.
품의서는 조직의 자원을 투명하고 효율적으로 관리하는 데 중요한 역할을 합니다. 특히 여러 사람이 함께 일하는 회사에서는 예산을 계획하고, 불필요한 지출을 막으며, 모든 결정에 대한 기록을 남기는 데 필수적으로 활용이 되고 있습니다.
그렇다면 관련 양식은 어디에서 구할까?
2. 품의서 양식 무료 다운로드
- 회사나 기업 단체, 공공시설이나 협회, 기관 등에서 많이 활용되는 표준 품의서 양식 파일입니다.
- 발의날짜, 품의번호, 지출건명, 담당자 결재란, 원인 및 용도 등의 항목으로 구성되어 있습니다.
- 품명, 규격, 단위, 수량, 단가, 소요금액, 비고 등을 기입할 수 있습니다.
- 한글, 엑셀, 워드 파일 모두 수량과 단가를 입력하면 소요금액과 합계가 자동으로 계산됩니다.
- 엑셀 파일의 경우에는 함수가 포함된 ‘계산용‘ 시트와 함수가 없는 ‘수기용‘ sheet(시트) 2가지로 선택하여 사용할 수 있습니다.
- 자동계산을 사용하고 싶지 않을때에는 블록을 지정하여 ‘delete‘ 버튼을 눌러 함수를 삭제하시면 됩니다.
- word(워드) 파일은 입력후 자동 계산 반영이 실시간으로 이루어지지 않으므로 아무곳에서 커서를 누른 다름 ctrl+a 누른 후 F9를 누르면 자동 계산 반영됩니다.
▲ HWP, XLS, WORD, PDF 파일 순으로 업로드 되어 있습니다. 오피스 문서 프로그램에 맞게 선택하여 저장하시면 됩니다.
3. 품의서 양식 예시 이미지
작성하는데 어려움이 있으신 분들은 해당 양식을 기반으로 작성된 예시 이미지를 참고하여 작성하시는 것도 작성에 많은 도움이 되실 것 같습니다.
4. 품의서 작성 예시 (상황별 예제 및 예문)
1) 사무용품 및 비품 구매
① 지출 제목: 부서 소모품 구매
- 지출원인 및 용도: 부서 내 공용 소모품(복사용지, 펜 등) 재고 부족으로 업무 진행에 차질이 예상됩니다.
- 품명 및 단위: 복사용지 (A4): 5BOX, 펜 (검정색): 20EA, 클리어 파일: 30EA
- 문구: 상기 품목의 원활한 구매를 위해 결재하여 주시기 바랍니다.
② 지출 제목: 사무실 정수기 필터 교체
- 지출원인 및 용도: 정수기 필터 교체 주기가 도래하여 위생적인 환경 유지를 위해 교체가 필요합니다.
- 품명 및 단위: 정수기 필터 세트: 1SET
- 문구: 상기 정수기 필터 교체를 위해 결재하여 주시기 바랍니다.
③ 지출 제목: 신규 입사자용 PC 및 비품 구매
- 지출원인 및 용도: 신규 입사자 업무 환경 구축을 위해 PC, 모니터 등 비품 구매가 필요합니다.
- 품명 및 단위: 데스크탑 PC: 1EA, 모니터: 1EA, 키보드/마우스 세트: 1SET
- 문구: 원활한 신규 입사자 업무 준비를 위해 지출을 승인하여 주시기 바랍니다.
2) 업무 지원 및 교육
① 지출 제목: 직원 직무 역량 강화 교육비
- 지출원인 및 용도: 마케팅팀 신입 사원 직무 역량 강화를 위한 온라인 교육 수강료를 지급하고자 합니다.
- 품명 및 단위: 온라인 마케팅 교육: 1SET
- 문구: 직원 교육비 지출을 위해 결재하여 주시기 바랍니다.
② 지출 제목: 외부 전문가 초청 강연료
- 지출원인 및 용도: 신규 프로젝트 기획을 위한 직원들의 이해도 증진을 위해 외부 전문가 초청 강연을 진행하고 강연료를 지급하고자 합니다.
- 품명 및 단위: 전문가 강연료: 1식
- 문구: 상기 강연료 지급을 위해 결재하여 주시기 바랍니다.
③ 지출 제목: 외국어 능력 향상 교육 지원비
- 지출원인 및 용도: 글로벌 사업 확장을 위해 직원들의 외국어 능력 향상을 위한 어학 교육비를 지원하고자 합니다.
- 품명 및 단위: 어학원 수강료: 1식
- 문구: 글로벌 역량 강화를 위해 교육비 지출을 승인하여 주시기 바랍니다.
3) 홍보 및 마케팅
① 지출 제목: 신제품 출시 온라인 광고 집행
- 지출원인 및 용도: 신제품 홍보를 위해 주요 온라인 채널(SNS, 포털)에 광고를 집행하고자 합니다.
- 품명 및 단위: 온라인 광고 집행 비용: 1식
- 문구: 신제품 홍보를 위한 광고비 지출을 승인하여 주시기 바랍니다.
② 지출 제목: 기업 소개 브로슈어 제작
- 지출원인 및 용도: 신규 거래처 및 잠재 고객 대상 회사 소개를 위한 브로슈어 제작이 필요합니다.
- 품명 및 단위: 기업 소개 브로슈어 (디자인/인쇄): 500부
- 문구: 기업 브로슈어 제작을 위해 지출을 승인하여 주시기 바랍니다.
③ 지출 제목: 전시회 부스 참가비
- 지출원인 및 용도: 업계 전시회에 참가하여 당사의 기술력을 알리고 신규 고객을 확보하고자 부스 참가비를 지출하고자 합니다.
- 품명 및 단위: 전시회 부스 참가비: 1식
- 문구: 성공적인 전시회 참가를 위해 지출을 승인하여 주시기 바랍니다.
4) 시설 및 환경 관리
① 지출 제목: 사무실 냉난방기 수리
- 지출원인 및 용도: 냉난방기 고장으로 인해 직원들의 근무 환경이 저하되고 있어 수리를 진행하고자 합니다.
- 품명 및 단위: 냉난방기 수리 비용: 1식
- 문구: 직원들의 쾌적한 근무 환경 조성을 위해 지출을 승인하여 주시기 바랍니다.
② 지출 제목: 화장실 변기 교체
- 지출원인 및 용도: 노후된 화장실 변기에서 누수 현상이 발생하여 교체가 필요합니다.
- 품명 및 단위: 화장실 변기: 2EA
- 문구: 직원 복지 및 환경 개선을 위해 변기 교체 비용을 지출할 수 있도록 결재하여 주시기 바랍니다.
③ 지출 제목: 사무실 조명 교체
- 지출원인 및 용도: 사무실 내 일부 조명이 수명이 다해 어두워졌으므로, 직원들의 시력 보호 및 업무 효율 증진을 위해 조명 전체를 교체하고자 합니다.
- 품명 및 단위: LED 조명: 15EA
- 문구: 쾌적한 사무 환경 유지를 위해 조명 교체 비용을 지출할 수 있도록 결재하여 주시기 바랍니다.
5). 회식 및 행사
① 지출 제목: 부서 회식 비용
- 지출원인 및 용도: 프로젝트 성공 완료를 기념하고 팀원들의 노고를 격려하기 위한 부서 회식을 진행하고자 합니다.
- 품명 및 단위: 부서 회식비: 1식
- 문구: 팀 사기 진작 및 단합을 위한 회식비 지출을 승인하여 주시기 바랍니다.
② 지출 제목: 창립기념일 행사용 기념품 제작
- 지출원인 및 용도: 창립 10주년을 기념하여 임직원들에게 감사를 표하고 소속감을 고취하기 위한 기념품을 제작하고자 합니다.
- 품명 및 단위: 창립기념일 기념품: 100개
- 문구: 창립기념일 행사 기념품 제작 비용을 지출할 수 있도록 결재하여 주시기 바랍니다.
③ 지출 제목: 워크숍 장소 대여비
- 지출원인 및 용도: 전사 워크숍을 통해 부서 간 소통을 강화하고 하반기 사업 계획을 공유하기 위해 워크숍 장소를 대여하고자 합니다.
- 품명 및 단위: 워크숍 장소 대여료: 1식
- 문구: 전사 워크숍 장소 대여비 지출을 승인하여 주시기 바랍니다.
6) 연구 개발 (R&D)
① 지출 제목: 신제품 개발용 샘플 제작
지출원인 및 용도: 신제품 개발을 위해 필요한 부품을 구매하여 샘플을 제작하고 성능을 테스트하고자 합니다.
품명 및 단위: 신제품 부품: 1식
문구: 신제품 개발을 위한 샘플 제작 비용을 지출할 수 있도록 결재하여 주시기 바랍니다.
② 지출 제목: 연구소 실험 장비 구매
- 지출원인 및 용도: 신기술 연구에 필요한 고성능 실험 장비가 없어 연구 진행에 어려움이 예상되어 신규 장비를 구매하고자 합니다.
- 품명 및 단위: 실험용 3D 프린터: 1EA
- 문구: 원활한 연구 개발 진행을 위해 상기 장비 구매를 승인하여 주시기 바랍니다.
③ 지출 제목: 기술 특허 출원 비용
- 지출원인 및 용도: 당사에서 개발한 신기술의 독점적 권리 확보를 위해 특허를 출원하고 관련 비용을 지출하고자 합니다.
- 품명 및 단위: 기술 특허 출원 비용: 1식
- 문구: 기술력 보호를 위한 특허 출원 비용 지출을 승인하여 주시기 바랍니다.
7) 출장 및 교통비
① 지출 제목: 지방 출장비
- 지출원인 및 용도: 지방 지사 신규 계약 관련 현지 실사를 위해 출장을 진행하며 발생하는 비용을 지급하고자 합니다.
- 품명 및 단위: 출장비 (교통비/숙박비 등): 1식
- 문구: 원활한 출장 업무 진행을 위해 출장비를 지출할 수 있도록 결재하여 주시기 바랍니다.
② 지출 제목: 업무용 차량 유류비
- 지출원인 및 용도: 영업 활동을 위해 업무용 차량의 유류가 부족하여 주유가 필요합니다.
- 품명 및 단위: 유류비: 1식
- 문구: 업무용 차량 유류비 지출을 승인하여 주시기 바랍니다.
③ 지출 제목: 해외 시장 조사 출장비
- 지출원인 및 용도: 신규 해외 시장 진출을 위한 현지 시장 조사를 위해 담당자의 해외 출장비를 지출하고자 합니다.
- 품명 및 단위: 해외 출장비 (항공료, 숙박비, 현지 교통비 등): 1식
- 문구: 해외 시장 조사 업무 진행을 위해 출장비 지출을 승인하여 주시기 바랍니다.
8) 서비스 및 계약
① 지출 제목: 법률 자문료 지급
- 지출원인 및 용도: 중요 계약서 검토 및 법률적 자문을 받기 위해 법률 사무소에 자문료를 지급하고자 합니다.
- 품명 및 단위: 법률 자문료: 1식
- 문구: 상기 법률 자문료를 지출할 수 있도록 결재하여 주시기 바랍니다.
② 지출 제목: IT 시스템 유지보수 계약
- 지출원인 및 용도: 사내 IT 시스템의 안정적인 운영을 위해 외부 전문 업체와의 유지보수 계약을 체결하고 비용을 지불하고자 합니다.
- 품명 및 단위: IT 시스템 유지보수 비용: 1식
- 문구: IT 시스템의 안정적 운영을 위한 유지보수 계약 비용을 지출할 수 있도록 결재하여 주시기 바랍니다.
③ 지출 제목: 기업용 소프트웨어 라이선스 구매
- 지출원인 및 용도: 효율적인 팀 협업을 위해 필요한 기업용 소프트웨어의 연간 라이선스를 구매하고자 합니다.
- 품명 및 단위: 팀 협업 소프트웨어 라이선스: 1식
- 문구: 원활한 업무 협업을 위한 소프트웨어 라이선스 구매를 승인하여 주시기 바랍니다.
9) 복지 및 환경 개선
① 지출 제목: 사무실 공기 청정기 구매
- 지출원인 및 용도: 사무실 내 미세먼지 농도 증가로 직원들의 건강 보호와 쾌적한 근무 환경 조성을 위해 공기 청정기를 구매하고자 합니다.
- 품명 및 단위: 공기 청정기: 2EA
- 문구: 직원들의 복지 향상을 위한 공기 청정기 구매를 승인하여 주시기 바랍니다.
② 지출 제목: 직원용 휴게실 가구 구매
- 지출원인 및 용도: 직원들이 편히 쉴 수 있는 휴게 공간을 마련하기 위해 소파, 테이블 등 휴게실용 가구를 구매하고자 합니다.
- 품명 및 단위: 휴게실 소파: 1EA, 테이블: 1EA
- 문구: 직원 복지 증진을 위한 가구 구매를 승인하여 주시기 바랍니다.
③ 지출 제목: 사내 카페테리아 커피 원두 구매
- 지출원인 및 용도: 직원 복지 차원에서 운영하는 사내 카페테리아에 고급 커피 원두를 제공하여 직원들의 만족도를 높이고자 합니다.
- 품명 및 단위: 커피 원두: 10KG
- 문구: 직원들의 사기 진작을 위한 커피 원두 구매를 승인하여 주시기 바랍니다.
10) 기타 경비
① 지출 제목: 경조사 화환 및 부의금
- 지출원인 및 용도: 직원의 가족 경조사(결혼, 부고 등)에 회사 대표로 화환 및 부의금을 지급하여 위로와 축하의 마음을 전달하고자 합니다.
- 품명 및 단위: 화환: 1EA, 부의금: 1식
- 문구: 직원 경조사 지원을 위한 경비 지출을 승인하여 주시기 바랍니다.
② 지출 제목: 신규 거래처 접대 비용
- 지출원인 및 용도: 신규 거래 계약 체결을 앞두고 원활한 관계 형성을 위해 거래처 관계자 접대를 위한 비용을 지출하고자 합니다.
- 품명 및 단위: 접대비: 1식
- 문구: 원활한 거래 관계 유지를 위해 접대비 지출을 승인하여 주시기 바랍니다.
③ 지출 제목: 사업자등록증 갱신 수수료
- 지출원인 및 용도: 사업자등록증 유효기간이 만료되어 갱신을 진행하고, 이에 따른 수수료를 지출하고자 합니다.
- 품명 및 단위: 사업자등록증 갱신 수수료: 1식
- 문구: 사업자등록증 갱신 수수료를 지출할 수 있도록 결재하여 주시기 바랍니다.
5. 기타 관련 양식 추천
▲ 지출건명과 지출금액, 지출용도 등을 상단에 작성하고 비고란에 항목들을 작성하는 양식입니다. 해당 파일은 ‘지출품의서 양식‘페이지로 방문하시면 무료 다운로드 가능합니다.
▲ 명세서처럼 품목(적요) 별로 수량과 단가를 입력하는 ‘구매 지출 품의서 양식‘ 파일입니다.
▲ 공급가액과 세액 등을 입력하는 ‘지출결의서 양식‘입니다.
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